LMNP : Facture ou ticket de caisse — quand exiger une facture pour sécuriser vos déductions

En LMNP (location meublée non professionnelle) au régime réel, la règle la plus sûre est simple : demandez une facture par défaut, et n’acceptez un ticket de caisse que pour des petites dépenses non amortissables et facilement rattachables au logement. Dès qu’un achat devient « significatif » ou qu’il s’apparente à un bien à amortir, l’enjeu n’est plus le confort administratif, mais la solidité de votre preuve en cas de contrôle.

L’article résumé en quelques points

• Par défaut, exigez une facture nominative : c’est le justificatif le plus robuste pour sécuriser des charges déductibles et, le cas échéant, des amortissements.
• Ticket tolérable en pratique surtout pour des dépenses ponctuelles, non amortissables, souvent dans une zone de faible montant (tolérance fréquemment appliquée autour de 150 € TTC), avec preuve de paiement et lien avec le bien.
• Au-delà de 500 € HT : on bascule sur une logique d’immobilisation et d’amortissement, ce qui implique une facture détaillée (un ticket est rarement suffisant).
• Travaux et prestations : même pour un montant faible, la facture est à privilégier pour éviter une contestation.

Facture vs ticket : la règle opérationnelle en 30 secondes

Ce qu’il faut savoir, c’est que votre objectif n’est pas seulement de « prouver que vous avez payé », mais de démontrer que la dépense est engagée dans l’intérêt de l’activité et correctement traitée (charge ou immobilisation). Concrètement, vous pouvez vous donner une règle de décision très rapide :

• Ticket de caisse : envisageable pour une dépense faible, non amortissable, typiquement une fourniture ou un consommable, à condition d’ajouter une preuve de paiement et un rattachement clair au logement.
• Facture : à exiger dès que la dépense est importante, ambiguë, liée à une prestation (artisan, service) ou susceptible d’être amortie, et systématiquement si l’on dépasse le seuil de 500 € HT.

Quelques cas typiques, utiles pour arbitrer vite : un produit d’entretien à 30 € se justifie souvent avec un ticket, un aspirateur à 480 € mérite, par prudence, une facture, et une machine à laver à 550 € vous place dans une logique d’immobilisation au regard du seuil de 500 € HT, avec facture à l’appui.

La méthode pas à pas pour décider (et documenter) chaque dépense

Je vous recommande d’appliquer toujours la même grille, dans le même ordre. Elle réduit les oublis et facilite la reconstitution du dossier si l’administration fiscale vous demande des explications.

1) Qualifiez la dépense : charge courante ou bien « durable »

La première question est la nature : s’agit-il d’un consommable (produits d’entretien), d’une petite fourniture (petits accessoires), ou d’un bien (mobilier, électroménager) destiné à servir dans le temps, voire de travaux ou d’une prestation ? Cette qualification pilote tout le reste, car un bien durable est plus facilement contestable si votre justificatif est incomplet.

En pratique, dès qu’il y a mobilier, gros électroménager ou intervention d’un professionnel, la facture devient votre standard de sécurité, même si le montant n’est pas très élevé.

2) Vérifiez le montant et le seuil qui change tout : 500 € HT

Le seuil à connaître est celui de l’immobilisation : au-delà de 500 € HT, l’usage consiste à immobiliser le bien et à pratiquer un amortissement. Cela implique un justificatif précis et durable, donc une facture (un ticket de caisse, souvent lacunaire, expose à une remise en cause de l’amortissement).

À l’inverse, pour de petites dépenses non amortissables, une tolérance pratique est fréquemment observée autour de 150 € TTC : cela ne remplace pas une règle « juridique » intangible, mais c’est un repère de gestion des risques. En cas de doute, la facture reste le meilleur choix.

3) Contrôlez la « chaîne de preuve » : paiement + lien avec le logement

Un justificatif vaut par sa capacité à reconstituer une histoire cohérente : qui a vendu, quoi, quand, pour quel montant, et pour quel bien loué. C’est pourquoi je vous conseille d’associer systématiquement :

Justificatif d’achat (facture ou ticket), preuve de paiement (relevé bancaire, virement) et rattachement au logement (adresse du bien, mention d’usage). Sur un ticket, ce rattachement se matérialise souvent par une annotation et un classement rigoureux.

Ce qu’une facture doit contenir (et pourquoi le ticket est souvent fragile)

Une facture est recevable parce qu’elle porte des mentions structurantes. Sans entrer dans l’excès, vérifiez qu’y figurent au minimum : l’identification du vendeur (raison sociale, adresse, SIRET), l’identification de l’acheteur (nom et adresse), la date, un numéro de facture, une description suffisamment précise, les montants HT et TTC, et le taux de TVA.

Le ticket de caisse, lui, est plus risqué pour trois raisons concrètes : il n’indique pas toujours un SIRET exploitable, il ne vous identifie pas comme acheteur, et la description peut être trop vague. Ajoutez un point très pratique : le ticket thermique peut s’effacer, d’où la nécessité de le numériser immédiatement.

Une situation que je vois régulièrement en gestion locative : le bailleur conserve un ticket « meubles » sans détail, puis, au moment de justifier l’écriture comptable, il est incapable de démontrer la nature exacte du bien. Le temps perdu à reconstituer l’information coûte souvent plus cher qu’une facture demandée au comptoir le jour de l’achat.

Immobilisation et amortissement : quand le ticket ne suffit plus

Au régime réel, vous cherchez à sécuriser vos charges déductibles et vos amortissements. Ne pas confondre : une charge s’impute sur l’exercice, l’amortissement étale le coût d’un bien sur sa durée d’usage. Dès que vous êtes dans une logique d’amortissement, l’administration attend généralement une facture détaillée.

Sur les exemples typiques : une machine à laver à 550 € vous amène à documenter proprement l’immobilisation, avec une facture, car vous allez étaler l’impact fiscal sur une durée d’usage (par exemple 5 ans ou 6 ans selon la catégorie retenue). Un canapé convertible à 650 € ou un canapé à 850 € relèvent du même réflexe, avec des durées d’amortissement souvent évoquées entre 5 et 10 ans selon la nature du mobilier.

Pour un aspirateur à 480 €, vous êtes en dessous du seuil de 500 € HT, mais proche d’une zone où le débat sur la qualification peut surgir. Dans ce type de cas, la facture est un investissement de tranquillité : elle verrouille la description et la traçabilité.

Tableau de décision : quel justificatif demander selon le cas

Conservation, numérisation, classement : votre « assurance dossier »

Deux textes servent de repères pour le raisonnement fiscal et le contrôle : le Code général des impôts (notamment l’article 39-1 pour les charges déductibles) et le Livre des procédures fiscales (notamment l’article L102 B sur la conservation et la présentation). Le principe opérationnel est le suivant : vous devez être en mesure de produire des justificatifs cohérents, lisibles et rattachables à l’activité.

Sur les durées, retenez une approche prudente : conserver les factures et documents comptables 10 ans à partir de la clôture de l’exercice est une recommandation souvent reprise. Les déclarations fiscales et avis d’imposition se conservent 6 ans au minimum. Les relevés bancaires liés à l’activité se conservent 5 ans. Les contrats de location et états des lieux se conservent pendant la durée de la location, puis 3 ans. Pour les tickets, vous verrez parfois des mentions plus courtes, mais, en LMNP au régime réel, je vous recommande de viser l’horizon le plus protecteur, c’est-à-dire l’alignement sur une conservation longue quand c’est possible.

En pratique, adoptez une procédure simple : numérisez immédiatement les tickets (PDF lisible, idéalement PDF/A), nommez le fichier avec la date, le montant, le fournisseur et l’adresse du bien, et sauvegardez en double (cloud et support local). Joignez la preuve de paiement. Le cas échéant, annotez le ticket (adresse du bien, nature de la dépense, référence de bail) pour lever toute ambiguïté.

Mon réflexe de bailleur, c’est de traiter chaque dépense comme si je devais la défendre dans trois ans : un justificatif lisible, une preuve de paiement, et un lien explicite avec le logement.

Cas particuliers : achats entre particuliers, marketplaces, étranger

Si vous achetez d’occasion à un particulier, vous n’aurez généralement pas de facture. Pour sécuriser la déductibilité, constituez un dossier alternatif : une attestation signée du vendeur décrivant le bien, le prix, la date et les coordonnées, plus une preuve de paiement (virement, chèque encaissé). Pour un canapé d’occasion à 650 €, conservez aussi tout élément utile pour prouver la réalité et l’affectation (par exemple des photos), car l’amortissement reste possible mais plus délicat à défendre qu’avec un achat professionnel.

Pour les achats via marketplace ou à l’étranger, l’idée reste la même : obtenir une facture (même pro forma), conserver les coordonnées du vendeur, la preuve de paiement, et, si applicable, toute preuve liée à l’importation et à la TVA. Si le document est dans une langue étrangère ou ne reprend pas les mentions usuelles françaises, prévoyez une traduction et renforcez le dossier avec les pièces bancaires.

Contrôle fiscal : quel risque en cas de justificatifs insuffisants ?

En cas de dossier incomplet, vous vous exposez à la remise en cause d’une charge ou d’un amortissement, avec des majorations pouvant atteindre 10 % des montants contestés, et, selon la nature du manquement, des majorations plus élevées évoquées au-delà de 40 %. Un redressement peut aussi se matérialiser par un montant significatif, par exemple 5 000 € dans un cas reconstitué de justificatifs insuffisants sur du mobilier.

La défense la plus efficace est rarement verbale. Elle consiste à reconstituer la chaîne de preuve : justificatif d’achat (ou duplicata), preuve de paiement, et démonstration du lien avec le logement loué. Lorsque vous n’avez qu’un ticket, la possibilité de demander une facture a posteriori peut vous sauver : certains commerçants acceptent d’émettre une facture nominative sur présentation du ticket et d’un paiement identifiable.

Quand vous faire accompagner par un expert-comptable

Vous pouvez tenir une organisation robuste seul si vos dépenses sont simples et votre volume limité. En revanche, l’appui d’un expert-comptable devient pertinent quand les amortissements deviennent significatifs, quand les achats sont complexes (occasion, étranger), ou si vous souhaitez réduire le risque d’erreur documentaire. Le bénéfice attendu est principalement la sécurisation des choix (charge vs immobilisation), la cohérence des justificatifs, et l’assistance si l’administration fiscale demande des pièces.

En cas de doute, appliquez un principe normatif : facture dès que c’est possible, et ticket uniquement lorsque vous acceptez un niveau de risque limité, avec une preuve de paiement et un rattachement explicite au bien. C’est la stratégie la plus pragmatique pour protéger vos déductions en LMNP au régime réel.